細かい業務改善_2023 - フォトシンスエンジニアブログ

こんにちは、takeshi-p0601 - Qiita です。普段iOSアプリケーションの開発をメインに業務を行っています。本記事はブログの１日目で、それに相応しいような特大ネタでなくちょっと地味なんですが、よかったらお立ち寄りください~

この記事は去年もこちらで記載した内容の2023年版で、今年は二つほど紹介します。

(1) 運用タスクの時期を決めるためのフローの整備
- 背景
  - 具体的に取り組んだこと
  - 結果
(2) 議事録のテンプレート
- 背景
  - 具体的に取り組んだこと
- 結果
感想

(1) 運用タスクの時期を決めるためのフローの整備

背景

所属するモバイルチームのタスクは、プロジェクトに紐づくタスクについてはスケジュールが引かれる一方で、運用上発生するタスクについてはリソースの空き状況を踏まえ、その時々で対応の可否が決まっていました。

予定されたスケジュールを見直すほどのクリティカルな問題であれば、優先度の判断はつきます。ただ中には緊急度の高くないような、優先度の判断に時間がかかるタスクもありそうで、あらかじめ検討していた優先度のそこまで高くないタスクが積み残されてしまうような、中途半端な状態になることも想像できました。

具体的に取り組んだこと

添付のようなフローを整備し、未来のタスクを選出するために1ヶ月単位でのスケジュール確認やステークホルダーとの確認を組み込みました。

1ヶ月単位で翌月のタスク確認〜タスク選出〜チケット作成をし、決めたタスクを翌月行う
月初から月末2週間前にかけてを、来月のタスクを確認する時期とする
- 各プロジェクト状況を把握して、スケジュール的に翌月に予定されるタスクとして何がありそうか確認しておく
- チーム内で確認している緊急度高いものや、直近必要なものなど確認する
- 極端な例ですが、例えば再来月から新入社員の方の参画が決まっている場合、来月のタスクに「オンボーディングの資料など前もって準備する」といった作業にも意識が向くようなことを期待
月末2週間前から月末1週間前くらいにかけて、タスクを選出し、ステークホルダーに確認
- 実際には運用でない、通常のプロジェクト作業がメインとなることもある
その後チケット作成

結果

ある程度チーム内に共通認識を持たせ、タスク決めに関するフローが整備ができた
個人的には未来のタスクへの意識がむき始めたことで、何となくその時々で対応するような感覚はなくなりつつある
ただし、計画にないタスクの発生は何度かあり、そうしたタスクの意識的なスコープ管理等の取り決めは必要そうだった

このフローはあくまで直近の問題に対してのアプローチで、その時の状況次第で変わるため、定期的に見直したいです。

(2) 議事録のテンプレート

背景

携わっているプロジェクトで、自身が会議を主体的に行う必要がありました。あまり自らが主体となった会議をやったこともないのもあり、なんらか準備を工夫した方がいいかなと考えていました。

具体的に取り組んだこと

ひとまずテンプレートを作成し、参加者、日時、背景、ゴール、議事録メモなどの項目を用意して会議に臨む

## 参加者

{ 誰が参加したのか。誰と認識合わせをしたものか、誰と認識合わせてなさそうかを知るため。 }

@XXX @XXX @XXX 

## 日時

{いつ頃の、何分程度の情報なのか認識合わせるため}

XX/XX

## 背景

{  なぜその会議をするに至ったかの情報がわかる内容。googleカレンダーに詳細書いていたり、slackなどでメッセージ記載している場合は、それを引用するなど } 

## ゴール

{ この会議が何を満たしたら終了できそうかを認識合わせること。 }

 ## 本日考慮できてないこと

{ 話す内容で、まだ決められてないけど進みたい場合もあるため（あったため）、その情報を最低限展開するための場所 }

## 資料

{ゴールに向かうための必要な資料リンク or その内容自体}

## アジェンダ

{ どういう順序で話が進むのかの認識を共有しておくこと。参加者にあとどのくらい論点があるかを確認するためのもの }

## ネクストアクション

{ 次にどこに向かった方が良さそうか、そもそもそれがないかを把握できる情報を記載すること。会議開始時点で見込みで予想されることもあるかもしれないが、会議中に更新されることもあるかもしれない }

## 議事録メモ

{ ここに議事録をひたすら書く }